Personaleinsatzplanung: So vermeiden Sie Engpässe in Urlaubszeiten

Natürlich kann jeder Abteilungsleiter die rechtlichen Bestimmungen sprechen und das Problem von der Personalabteilung in Ihrer Firma lösen lassen. Was aber, wenn es keine Personalabteilung gibt – oder aber die Urlaubswünsche kollidieren? Eindeutig ist es, wenn Sie die Urlaubsplanung als langfristig angelegtes Projekt definieren und jedem Team- oder Abteilungsleiter die Aufgabe geben, gemeinsam mit seinem Team zu überlegen, wie die Urlaubsplanung so organisiert werden kann, dass alle Mitarbeiter zufrieden sind. Das sollte auf der Grundlage der jeweiligen Arbeitsverträge geschehen, sofern dort außer der Anzahl der Urlaubstage weitere Regelungen getroffen sind.

Kunde darf durch Urlaubsplanung nicht in Mitleidenschaft gezogen werden

Die Arbeitsabläufe in jeder Abteilung und die Kunden- wie Lieferantenbeziehungen dürfen von der Urlaubsplanung nicht in Mitleidenschaft gezogen werden. Es nutzt wenig, wenn die Urlaubswünsche aller Mitarbeiter Berücksichtigung finden, aber die wichtigen Kunden oder Lieferanten unzufrieden sind, weil ihre gewohnten Ansprechpartner nicht im Hause sind – und sie dies erst bei einem Anruf erfahren.

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Lassen Sie Urlaube frühzeitig planen

Geben Sie vor, dass Teammeetings, bei denen die Urlaubsplanung für die nächsten Monate auf der Agenda stehen, frühzeitig angesetzt werden. Jetzt, zum Jahresanfang, sollen die Urlaube für das ganze Jahr geplant werden!

Mein Tipp: Ernennen Sie einen Mitarbeiter Ihres Vertrauens – wenn in Ihrem Unternehmen (noch) kein Mitarbeiter aus dem Bereich Personal dafür verantwortlich ist – zum „Urlaubsbeauftragten“, dem die Koordination der Urlaubsplanung obliegt. Oder Sie machen dies zur Aufgabe jedes Team-, rsp. jedes Abteilungsleiters. So entsteht ein Urlaubsplan, den diese als Vorschlag an die Personalabteilung weiterleiten, wo sie koordiniert rsp. dokumentiert werden.

Stellen Sie verbindliche Spielregeln auf

Bevor Sie das erste Urlaubsmeeting ansetzen: Legen Sie Regelungen für die Urlaubsplanung fest:

• Urlaubsanträge werden ausschließlich über ein dafür entwickeltes Formular gestellt.
• Für Urlaubsanträge gibt es eine „Deadline“. Bis zu diesem Termin müssen Ihre Mitarbeiter Ihre Anträge eingereicht haben.
• Für die Urlaubs-„Spitzenzeiten“ wird eine Mindestbelegung festgesetzt. Darauf basierend kann eine Urlaubssperre verhängt werden.
• Die Urlaubsplanung erfolgt so weit wie möglich im Konsens.
• Für „Härtefälle“ gibt es Entscheidungskriterien. Weil etwa Arbeitnehmer mit Kindern darauf angewiesen sind, ihren Urlaub zu bestimmten Zeiten zu nehmen, werden sie bevorzugt behandelt, sollte es einmal „hart auf hart“ kommen. Vor allem der Mitarbeiter mit schulpflichtigen Kindern ist bei der Urlaubsplanung sehr eingeschränkt.
• Weitere Entscheidungskriterien sind die Betriebszugehörigkeit, das Alter und der Familienstand: Verheiratete müssen den Urlaub für zwei Personen planen, während Ledige in ihrer Entscheidung zumeist unabhängiger sind.Tipp

Tipp: Drängen Sie darauf, dass Ihre Team- oder Abteilungsleiter bei der Urlaubsplanung der Mitarbeiter auch Ihre eigene Urlaubsplanung bedenken und dafür eine Stellvertreterregelung festlegen. Nur zu oft vergessen sich die Führungskräfte selbst, ihren Urlaub mit abzustimmen, und das kann Ihnen rsp. Ihrer Firma schaden! Alle wichtigen Positionen müssen besetzt oder mit einer kompetenten und mittels Übergabe eingearbeiteten Vertretung besetzt sein!

Lassen Sie Vertretungspläne erstellen

Damit die Arbeitsabläufe in allen Abteilungen Ihres Betriebes auch während der Abwesenheit einer Führungskraft oder eines Mitarbeiters effizient und kundenorientiert über die Bühne gehen können, sind abgestimmte Vertretungspläne notwendig. Nur zu oft habe ich bei Prüfungen von Unternehmen, die ich berate, die Erfahrung gemacht, dass zu Urlaubshochzeiten nur uninformierte Mitarbeiter erreichbar waren, die Kunden mehr schlecht als recht „durchgewimmelt“ haben. Das schadet Ihrer Firma!

Tipp: Jeder Mitarbeiter sammelt in einer Kunden- oder Lieferantenakte (wichtige Lieferanten in Urlaubszeiten zu betreuen, kann so wichtig sein, wie gute Kunden zu betreuen) alle notwendigen Informationen und Unterlagen, die es dem Kollegen ermöglichen, sich schnell und reibungslos in die Lieferantenbeziehung einzuarbeiten.

Halten Sie wichtige Infos verfügbar

Legen Sie verbindlich fest, welche Informationen Ihre Mitarbeiter auf jeden Fall in der Hängeregistermappe rsp. im PC verfügbar halten sollen:

• Stammdaten zum Lieferanten
• ausführliche Beschreibung der Kundenbeziehung rsp. Lieferantenbeziehung (fachlich: Handelt es sich um einen Engpass-Lieferanten, strategischen Lieferanten, Hebellieferanten, unkritischen Lieferanten? Aber auch bezogen auf das Verhalten, etwa: „Achtung: Engpass-Lieferant reagiert allergisch bei zu aggressiver Preisverhandlung“)
• kompletter Schriftverkehr (Verträge, Bestellvorgänge, Telefonnotizen)

Hinzu kommt die detaillierte Beschreibung derjenigen Absprachen und Vereinbarungen, die in der Urlaubszeit des Einkäufers anstehen. Schließlich werden die Lieferanten als „Projekt“ an einen Kollegen weitergereicht, das heißt:

Jeder Lieferant wird einem Einkäufer zugeordnet. In einem Übergabeprotokoll halten die Einkäufer fest, welche Unterlagen, aber auch welche weiteren Informationen übergeben wurden.

Dabei liegt das Hauptgewicht auf den Aktivitäten, die während der Urlaubsvertretung anstehen, etwa wichtige Projekte. Diese Aktivitäten sollten Ihre Einkäufer nicht nur schriftlich fixieren und übergeben, sondern auch im Gespräch mit dem Vertretungskollegen Schritt für Schritt durchgehen.

Tipp: Soweit möglich, sollte ein und derselbe Kunde (und auch der wichtige Lieferant) immer von derselben Urlaubsvertretung betreut werden. So muss sich der Kunde und der Lieferant nicht permanent an einen neuen Gesprächspartner gewöhnen. Sammeln und archivieren Sie darum die Vertretungspläne.

Setzen Sie Prioritäten. Natürlich sollten Sie die Vertretung bezüglich aller Kunden und Lieferanten regeln und die Zuständigkeiten für jeden Verkäufer klären.

Informieren Sie die Kunden und Lieferanten

Vor seinem Urlaub erledigt Ihr Kundenberater auf die Kunden bezogen (und Einkäufer, auf die wichtigsten Lieferanten bezogen) alle anstehenden Tätigkeiten mit dem Kunden. Ziel ist, dass der Kunde in der Urlaubszeit möglichst wenig Kontakt mit Ihrem Unternehmen aufnehmen muss. Denn alle wichtigen Fragen sind vorab geklärt.

Entwerfen Sie dazu einen Informationsbrief, der von Ihren Vekäufern auf die jeweiligen Kunden, und von Ihren Einkäufern auf ihre jeweiligen Lieferanten zugeschnitten werden kann.

Tipp: Stellen Sie dem Kunden und ggfalls dem Lieferanten in dem Brief den Stellvertreter vor. Nennen Sie dessen Kontaktdaten und bitten Sie den Kunden/Lieferanten, bei Fragen, Bestellungen etc. für die Zeit des Urlaubs Kontakt mit diesem Kollegen aufzunehmen.

Denken Sie an Ihre „internen Kunden“

Auch die Vorgesetzten, Mitarbeiter und Kollegen des Mitarbeiters, der in Urlaub geht, müssen informiert werden – zumindest diejenigen, die von seiner Abwesenheit berührt werden – und wissen, an wen sie sich wenden können. Auch dies kann mit Hilfe des Informationsbriefes kommuniziert werden.

Schalten Sie eine Zeitarbeitsfirma ein

Diese Möglichkeit, Personalengpässe während der Abwesenheit von Mitarbeitern zu kompensieren, sollten Sie allerdings nur im Notfall nutzen. Denn die Mitarbeiter einer Zeitarbeitsfirma kennen Ihre Unternehmenskultur und den Ablauf der Arbeitsprozesse in Ihrer Abteilung nicht und müssen sich diesbezüglich erst mühsam einarbeiten. Besser ist es, wenn es Ihnen mit Hilfe der genannten Aktivitäten gelingt, jene Engpässe in den Griff zu bekommen.

Checkliste: Haben Sie Ihre Urlaubsplanung im Griff?

• Führen Sie ein Urlaubsmeeting durch?
• Gibt es einen Urlaubs-Koordinator, der die Urlaube abteilungsintern regelt?
• Gibt es verbindliche Spielregeln für die Urlaubsplanung, insbes. die Härtefälle?
• Erstellen Sie einen detaillierten Vertretungsplan, in dem die Kundenbetreuung geregelt ist?
• Wird die Urlaubsvertretung durch ein Übergabeprotokoll dokumentiert?
• Werden Ihre Kunden (und/oder Lieferanten) in Urlaubszeiten über die Betreuungsregelung informiert?
• Werden die „internen Kunden“ des urlaubenden Kundenbetreuers informiert und wissen sie, an wen sie sich wenden können?
• Gibt es Formulare für die Urlaubsplanung?
• Steht fest, wer Sie während Ihres Urlaubs vertritt?