Tipps zur Vorbereitung einer guten Präsentation

Befassen Sie sich ausführlich mit Ihrer Präsentation

Spätestens einige Tage vor Ihrer Präsentation sollten Sie Ihren Vortrag laut vorlesen, am besten mit einem Zuhörer, der konstruktive Kritik leisten kann. Mit Sicherheit werden Sie an einigen Textstellen ins Stocken geraten, weil die Formulierung nicht optimal ist. Berücksichtigen Sie eventuelle Umformulierungen auch in sämtlichen Hilfsmitteln oder im Informationsmaterial für Ihre Zuhörer. Dieser letzte Schliff kann in mehreren Etappen erfolgen. So bietet es sich an, mit der Videoaufzeichnung zu beginnen, um Ihren Auftritt zu verbessern, und einige Tage später die Präsentation vor Ihrem Testpublikum abzuhalten, um die letzten Feinheiten vorzunehmen.

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Machen Sie sich mit Ihren Unterlagen vertraut

Es gibt Redner, die mithilfe einiger weniger Stichpunkte einen flüssigen Vortrag halten können, da sie sich umfassend mit den Unterlagen vertraut gemacht haben. Zwar ist die Vorbereitung zweifelsohne mit erheblichem Aufwand verbunden, doch ein solcher Vortrag hört sich an, als hielte ihn der Redner aus dem Stegreif, was sehr beeindruckend wirkt. Auch hier empfiehlt es sich, als ersten Schritt ein Skript zu erstellen. Zur Erinnerung: Verfassen Sie es handschriftlich, denn so prägt es sich besser ein. Üben Sie abschnittsweise.

Je vertrauter Sie mit dem Skript werden, umso kürzer können Sie Ihre Notizen fassen, bis am Ende nur noch einige wenige Stichpunkte übrig sind. Es ist übrigens nicht erforderlich, ganz ohne schriftliche Gedächtnisstütze auszukommen. Legen Sie sich diese Spickzettel neben sich, einfach als Sicherheit für den Fall der Fälle.

Eine ordentliche Präsentationsvorbereitung ist anzuraten, sonst gehen Sie das Risiko ein, dass Sie vergessen, was Sie sagen wollten. Wenn Sie Dias einsetzen, laufen Sie Gefahr, dass Sie sich auf das Bild an der Wand anstatt auf Ihr Publikum konzentrieren. Mithilfe von kleinen Kärtchen wissen Sie immer, an welcher Stelle Ihres Vortrags Sie sich befinden, und Sie müssen auch nicht auf eine Leinwand blicken, um zu wissen, welche Grafik gerade angezeigt wird. Sie können natürlich auch so vorgehen, dass Sie sich an den Stichpunkten auf Ihren Folien oder anderen Grafiken orientieren und die zugehörigen Zusatzinformationen auf die Spickzettel schreiben.

Fällt es Ihnen leicht, Ihr Skript auswendig zu lernen, ist dies eine sehr gute Lösung. Es dauert nicht so lange, wie den gesamten Vortrag auswendig zu lernen, und auf diese Weise gehaltene Präsentationen sind meistens wesentlich besser. Auch das damit verbundene Risiko, den Faden zu verlieren oder Ihr Publikum zu vernachlässigen, ist weitaus geringer, falls Sie sich gut vorbereitet haben. Die Stichpunkte auf Ihren Folien oder anderen Grafiken sind ja bereits Ihre Hauptargumente, und rein theoretisch könnten Sie sich auf diese Aussagen beschränken. Rein theoretisch wohl gemerkt, denn natürlich gehört zu einer guten Präsentation etwas mehr. Und zwar die ergänzenden Fakten, logischen Zusammenhänge und Übergänge, die Sie anhand Ihrer Vorbereitung zusätzlich liefern.

Wenn Sie diese Präsentationsweise beherrschen, können Sie einen flüssigen Vortrag halten, der jede auswendig gelernte Rede in den Schatten stellt. Die Aufmerksamkeit Ihrer Zuhörer liegt jeweils kurz auf den Punkten, die Sie an die Leinwand projizieren, und kehrt anschließend zu Ihnen zurück, um Ihren Ausführungen zu lauschen. Dadurch wird Ihr Vortrag lebhafter und spontaner und bietet zudem Gelegenheit für die eine oder andere Prise Humor. Dies ist die persönlichste Art, einen Vortrag zu halten. Sie sind nicht auf ein Skript angewiesen und somit sehr flexibel.

Außerdem können Sie sich mehr auf das aktuelle Geschehen konzentrieren, weil Sie geistig nicht damit beschäftigt sind, Ihre auswendig gelernte Rede abzuspulen. So können Sie auch viel einfacher Ihre Antennen ausfahren, um auf die nonverbale Kommunikation Ihres Publikums zu reagieren. Doch auch hier gilt: Übung macht den Meister. Am wichtigsten ist es, dass Sie den Text auf Ihren Grafiken und die einzelnen Übergänge beherrschen. Vielleicht genügt es Ihnen ja, lediglich die Übergänge auf einen Spickzettel zu schreiben.

Prioritäten beim Aufbau der Präsentation setzen

Sie müssen unbedingt wissen, welche Argumente Ihrer Präsentation den höchsten Stellenwert haben, obwohl natürlich alle, die in der jetzigen Fassung Ihrer Präsentation enthalten sind, genannt werden müssen. Dennoch sind einige Argumente wichtiger als andere. Finden Sie diese heraus, und markieren Sie sie im Skript. Sobald Sie in Ihrer Rede darauf zu sprechen kommen, heben Sie die Stimme an oder unterstreichen mit Gesten, dass es nun um etwas wirklich Essentielles geht. Gehen Sie noch einen Schritt weiter, und stellen Sie sich vor, Sie seien unter Zeitdruck. Auf welche Argumente würden Sie sich dann beschränken? Wie können Sie sicherstellen, dass Ihre Zuhörer auch wirklich merken, dass Sie nun am wichtigsten Punkt Ihrer Rede angelangt sind? Überlegen Sie sich hierfür einen Plan.

Sorgen Sie dafür, dass sich Ihr wichtigstes Argument auch deutlich von allen anderen abhebt. Wenn Sie nach dieser Methode vorgehen, können Sie sich absolut sicher sein, dass Ihre schlagkräftigsten Verkaufsargumente besonders betont werden und Ihren Zuhörern in Erinnerung bleiben.

Notieren Sie grundsätzlich nur die Hauptargumente auf Ihrem Spickzettel. Sollten Sie dann vom Thema abschweifen, erinnert Sie ein kurzer Blick auf Ihr Kärtchen an Ihr eigentliches Ziel. Vielleicht können Sie sich diese Technik besser einprägen, wenn Sie sich diesen Satz vorsagen: Nicht jedes Argument in meiner Präsentation besitzt denselben Stellenwert, und nicht jedes Argument auf einer Seite ist ebenso wichtig wie die anderen.

Trainieren Sie Gestik und Bewegungsabläufe

Wenn Sie kein erfahrener Redner sind, werden Sie vermutlich die meiste Zeit damit beschäftigt sein, Ihre Unterlagen zu pauken – und das ist auch gut so. Nehmen Sie sich dennoch genügend Zeit dafür, Ihr Auftreten und Ihre Erscheinung zu beurteilen, zum Beispiel vor einem Spiegel oder mithilfe einer Videoaufnahme.

Nachfolgend einige typische Fehler, die gerade unerfahrene Redner gerne machen:

• Sie klammern sich am Rednerpult fest. Das Publikum spürt genau, dass sich der Redner nicht wohl fühlt. Außerdem sollte man Arme und Hände besser zum Gestikulieren einsetzen.
•  Sie laufen auf und ab wie ein Tiger im Käfig. Allein das Zuschauen macht schon müde. Außerdem konzentrieren sich die Zuhörer mehr auf die Bewegung als auf das Gesagte.
•  Sie beugen sich ständig nach vorne und hinten. Diese Angewohnheit ist genauso störend wie das Hin- und Herlaufen und den meisten gar nicht bewusst. Lassen Sie sich von Kollegen darauf hinweisen, oder schauen Sie sich Ihre Aufnahme an.
• Sie vergraben Ihre Hände in den Jackentaschen und klimpern mit dem Kleingeld, als ob das Geräusch von Geld dabei hilft, die Idee zu verkaufen. Lassen Sie es lieber bleiben, denn auch diese Angewohnheit lenkt nur vom eigentlichen Geschehen ab.
•  Wildes Gestikulieren in einem Vortrag ist ebenso zu verwenden wie Ausrufezeichen in einem Schreiben – äußerst sparsam!

Wie können Gestik und Bewegungsabläufe Ihre Präsentation verbessern?

Beobachten Sie einmal, wie sich professionelle Redner bewegen. Bei wichtigen Kernpunkten bleiben sie still stehen, bei unwichtigeren Aussagen bewegen sie sich. Sie können zum Beispiel durchaus auf eine Schautafel oder ein Produktmuster zugehen und eine Aussage am Objekt verdeutlichen. Kehren Sie Ihren Zuhörern jedoch niemals den Rücken zu. Gehen Sie auf Ihr Publikum zu, oder stellen Sie sich auf die Seite Ihrer Zuhörer, um kurz denselben Blickwinkel einzunehmen, wenn eine Folie oder ein Dia gezeigt wird. Damit machen Sie sich vorübergehend selbst zu einem Teil Ihres Publikums.

Achten Sie aber immer auf die jeweiligen Reaktionen, und unterlassen Sie alles, was als unangenehm oder unpassend empfunden werden könnte. Gesten helfen dabei, Aussagen zu betonen. Setzen Sie Ihre Hände gekonnt und abwechslungsreich ein, doch übertreiben Sie dabei nicht.

Prüfen Sie Räumlichkeiten und Ausstattung

Jeder, der regelmäßig Präsentationen hält, hat mindestens eine leidvolle Erfahrung hinter sich, die in den meisten Fällen mit der technischen Ausstattung zu tun hat: Der Diaschlitten will sich keinen Millimeter bewegen, die Glühbirne des Projektors brennt durch, oder das Gel im Overheadprojektor schmilzt für alle gut sichtbar auf der Leinwand. Unzählige Missgeschicke können passieren, und wie Murphys Gesetz schon sagt: Was schief gehen kann, wird auch schief gehen. Leider kann man Pannen nie völlig ausschließen, aber die folgenden drei Sicherheitsmaßnahmen helfen auch schon weiter:

• Halten Sie eine Probepräsentation mit allen technischen Geräten ab, und kontrollieren Sie alle Geräte zweimal.
• Planen Sie genug Zeit für eventuelle Reparaturen oder Ersatzteilbeschaffung ein. Spätestens am Tag vor Ihrer Präsentation sollten alle Vorbereitungen abgeschlossen sein.
• Erstellen Sie Sicherungskopien Ihrer gesamten Unterlagen, und halten Sie Alternativlösungen bereit.

Des weiteren empfehlen wir Ihnen weitere Vorgehensweise, dass es zu keinen bösen Überraschungen bei Ihrer Präsentation kommt:

Lichtverhältnisse: Verwenden Sie bei der Gestaltung Ihrer Dias und Folien kontrastreiche Farben, dann macht es nichts aus, wenn der Raum nicht vollständig abgedunkelt werden kann.

Beleuchtung: Probieren Sie aus, welche Beleuchtung für den Diavortrag oder Video und für Ihren Vortrag optimal ist. Gibt es mehrere Lichtschalter, sollten Sie diejenigen markieren, die Sie brauchen. Auf Schiebeschaltern bringen Sie einfach an der richtigen Stelle ein Stück Klebeband an, damit Sie während der Präsentation nicht lange nach der passenden Beleuchtungsstärke suchen müssen.

Hindernisse und Sichtblockaden: Wo stellen Sie Ihre Geräte auf, damit jeder freie Sicht auf die Leinwand hat? Besorgen Sie sich eventuell einen höhenverstellbaren Ständer, oder stellen Sie die Leinwand um.

Technische Ausstattung: Funktionieren alle Geräte? Wenn möglich, stellen Sie alle Geräte lange vor Beginn Ihrer Präsentation auf. Direkt vor Ihrem großen Auftritt sollten Sie keine Zeit mehr damit vergeuden, sich zu überlegen, wie man den Rechner oder Projektor einrichtet oder bedient. Denken Sie aber daran, diese meist teuren Geräte vor Diebstahl zu schützen.

Kabel: Stellen Sie sicher, dass auch wirklich niemand darüber stolpern kann. Notfalls kleben Sie das komplette Kabel am Boden fest.

Die korrekte Kleidung bei Vorträgen

Es ist immer wieder erstaunlich, wie unpassend gekleidet manche Bewerber zum Vorstellungsgespräch erscheinen. Daraus lässt sich mindestens einer der folgenden Rückschlüsse ziehen:

• Der Kandidat nimmt die Situation nicht ernst.
• Er hat seine Hausaufgaben nicht erledigt.
• Er legt keinen gesteigerten Wert auf perfekte Vorbereitung.
• Er hat nicht begriffen, wie wichtig es ist, sich anpassen zu können.

Er berücksichtigt nicht, dass es sehr unterschiedliche Kleiderordnungen gibt und es angebracht ist, sich nach derjenigen zu richten, die für das Zielpublikum gilt.

Auch innerhalb eines Unternehmens werden Rückschlüsse aus dem äußeren Erscheinungsbild gezogen. Dies ist weniger eine Frage der gesellschaftlichen oder betrieblichen Stellung, sondern eine Frage des Gespürs für das richtige Auftreten. Wie bereits erwähnt, hängen die beruflichen Karrierechancen zum Teil auch davon ab, sich gut in eine Unternehmenskultur einfügen zu können, und dazu gehört schließlich auch die angemessene Kleidung.

Insbesondere sollten Sie auf folgendes achten:

• saubere und gepflegte Fingernägel
• ordentliche Frisur
• gute Rasur oder in Form geschnittener Bart
• dezenter Schmuck

Auch für Ihre Kleidung gilt, dass Sie Zeit für eine eventuelle Fehlerbehebung einplanen sollten. Richten Sie sich also nach den in Ihrem Unternehmen gültigen Regeln und Erwartungen. Während Ihrer Präsentation stehen Sie im Rampenlicht. Nutzen Sie daher jede Gelegenheit, Ihren Vortrag und sich selbst ins beste Licht zu rücken. Ihre äußere Erscheinung sollte Ihre Präsentation angenehm abrunden und den Zuhörern keine Möglichkeit bieten, sich mit modischen Geschmacksfragen abzulenken.

Tipps gegen Lampenfieber bei Präsentationen

Je besser Sie auf einen Vortrag vorbereitet sind, umso größer sind Ihre Aussichten auf Erfolg. Doch selbst erfahrene Redner plagt hin und wieder das Lampenfieber, und gegen das flaue Gefühl im Magen wurde noch kein Heilmittel erfunden. Dennoch gibt es einige Tricks, wie Sie Ihre Nervosität etwas lindern können. Holen Sie einige Male tief Luft, bevor Ihre Präsentation beginnt. Atmen Sie tief ein, sodass Sie spüren, wie sich Ihre Lungen füllen. Tun Sie dies ganz bewusst und konzentriert, denn die meisten Menschen atmen nur sehr flach, wenn sie aufgeregt sind.

Heilmittel gegen die Symptome des Lampenfiebers

Was tun bei trockenem Mund?

• Stellen Sie sich unbedingt ein Glas Wasser oder eine Halspastillen bereit.
• Beißen Sie sich ganz vorsichtig und unauffällig auf Zunge, das löst Speichelfluss aus.
• Machen Sie unauffällige Schluck- oder Kaubewegungen, um die Speicheldrüse anzuregen.

Was tun, um nicht rot zu werden?

• Bewegen Sie Hände und Füße, damit sie anstelle Ihres Gesichts gut durchblutet werden.
• Atmen Sie tief durch, um sich zu beruhigen und Herzschlag zu erniedrigen.
• Machen Sie vor Beginn der Präsentation einen Spaziergang, am besten im Freien und alleine.

Was muss ich gegen starkes Schwitzen tun?

• Tragen Sie dunkle Kleidung, damit eventuelle Schweißflecken weniger auffallen.
• Verwenden Sie ein gutes Deodorant.
• Verwenden Sie Achselhöhlenpads.

Quelle: Josep McLeary, Richard Haasnoot, Joyce Mc Leary – Von der Idee zum Konzept ISBN: 3593370646

(cf)