11 Tipps für die Einführung einer Enterprise-Social-Software

Für die erfolgreiche Implementierung einer Enterprise-Social-Software sollten Sie die folgenden Tipps beachten:

1. Anforderungen und Business-Ziele definieren

Finden Sie zunächst heraus, welche Anforderungen Ihre Enterprise-Social-Software (ESS) überhaupt erfüllen muss: Wie soll das Intranet im Unternehmen eingesetzt werden? Welchen Nutzen hat ein Mitarbeiter davon? Beachten Sie auch das Verhältnis von erwartetem Nutzen und Entwicklungskosten.

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2. Anforderungen priorisieren

Bei der Priorisierung der Anforderungen wird deutlich, auf welche Funktionalitäten Sie verzichten können und auf welche nicht. Speziell wenn es um die Migration von Inhalten oder Applikationen eines bereits vorhandenen Intranets geht: Prüfen Sie im Vorfeld, was die Mitarbeiter tatsächlich nutzen.

3. Kennzahlen für die Erfolgsmessung festlegen

Um den Erfolg ihrer neuen Enterprise-Social-Software beurteilen zu können, müssen Sie entsprechende Kennzahlen festlegen und diese regelmäßig messen – auch schon vor der ESS-Einführung. Versuchen Sie, Zeit- und Kostenersparnisse direkt zu messen.

4. Interne Mitarbeiterkapazitäten für die Umsetzung einplanen

Je nachdem, wie klar das Ziel umrissen ist und in welchem Umfang der Weg dorthin bereits definiert ist, sollten Sie kalkulieren, dass mindestens ein Mitarbeiter wenigstens 50 Prozent seiner Arbeitszeit für das Projekt aufwenden muss. Meistens werden für die ESS-Implementierung jedoch Kapazitäten aus allen beteiligten Abteilungen für einige Zeit benötigt.

5. Externe Partner frühzeitig mit an Bord holen

Bereits bei der Konzepterstellung können Sie von der Erfahrung eines Partners, der bereits vergleichbare Projekte erfolgreich umgesetzt hat, profitieren. Fragen Sie daher nach entsprechenden Referenzprojekten. So können Sie die Erfahrung des Partners besser beurteilen und außerdem Ihre eigenen Anforderungen anhand von Vergleichsprojekten reflektieren.

6. Konzeption und Einführung intern kommunikativ begleiten

Ihre Mitarbeiter sind mit der bestehenden Software vertraut und haben sich daran gewöhnt. Ein neues Intranet und neue Arbeitsabläufe werden schneller akzeptiert, wenn Sie Ihre Mitarbeiter frühzeitig mit einbeziehen. Versuchen Sie, deren Wünsche und Anregungen zu berücksichtigen und ermöglichen Sie das frühzeitige Testen neuer Features.

7. Enterprise-Social-Software schrittweise einführen

Weder Nutzer noch IT-Mitarbeiter möchten, dass das alte System von heute auf morgen komplett durch das neue ersetzt wird, zumal dieses oft noch den ein oder anderen Fehler mit sich bringt. Definieren Sie daher zunächst einen eingeschränkten aber nutzenbringenden Funktionsumfang und schalten Sie parallel nur einen Teil der Altsysteme ab.

8. Interessanten Content erstellen

Nur gut geschriebene, relevante und aktuelle Inhalte bewirken, dass Mitarbeiter das Intranet gerne und häufig nutzen. Klären Sie, wer für die Erstellung und Aktualisierung von Content zuständig ist und planen Sie hierfür entsprechende Zeitbudgets ein. Bieten Sie gegebenenfalls Workshops rund um die Erstellung von Inhalten und die Nutzung bestimmter Funktionalitäten an.

9. Auffindbarkeit für Inhalte und Funktionen sicherstellen

Der beste Content nützt nichts, wenn man ihn nicht findet. Definieren Sie ein eingängiges, gut durchdachtes Navigationskonzept und implementieren Sie unbedingt eine gut funktionierende Suchfunktion.

10. „Killer-Applikationen“ einsetzen

Ein erfolgreiches Intranet braucht sogenannte Killer-Applikationen, die Mitarbeiter immer wieder dazu bewegen, sich ins Intranet einzuloggen. Klassiker sind hier der Kantinen-Speiseplan, die Arbeitszeiterfassung sowie nützliche Formulare. Die Killer-Applikationen können dabei helfen, bestimmte interne Prozesse schneller, einfacher und bestenfalls fehlerfrei zu gestalten.

11. Platz für eigene Inhalte der Mitarbeiter lassen

Dem Nutzer ermöglicht eine Enterprise-Social-Software die individuelle Gestaltung seiner Einstiegsseite: Ikons häufig genutzter Applikationen, eine News-Spalte und ein persönliches Foto als Hintergrund. Mit einem Klick können der interne Chat aufgerufen und Beiträge der Kollegen kommentiert werden. So arbeiten alle gerne und regelmäßig mit der neuen sozialen Unternehmenssoftware.

Weblinks zur Thema

• Die dunklen Möglichkeiten der Social Software
• Die Evolution von Social Software (englischer Artikel)