10 Tipps für die optimale Struktur einer elektronischen Personalakte

Die Servicequalität steigt und gleichzeitig hat das Personalwesen wieder mehr Zeit für seine Kernaufgaben. Außerdem verhindert eine elektronische Personalaktenlösung, dass Unbefugte auf personenbezogene Daten Zugriff haben. Damit das alles aber auch so funktioniert, wie es gedacht ist, müssen die elektronischen Personalakten in der zum Unternehmen passenden Struktur abgespeichert sein. Wie das gelingen kann und was es zu beachten gilt, darüber gibt die folgende Checkliste Auskunft:

1. Grundsätzliches: Es gibt keine rechtlichen Vorschriften über das, was die Personalakte beinhalten muss. Die Struktur richtet sich nach internen Arbeitsprozessen und Bedürfnissen der Personalabteilung sowie nach Art und Anzahl der Dokumente. Außerdem ist Datensparsamkeit nicht nur im Sinne des Bundesdatenschutzgesetzes geboten: Je schlanker die Akte, umso schneller finden Sie Inhalte. Legen Sie außerdem Inhalte und Gliederung immer gemeinsam mit den späteren Nutzern der Akte fest.

2. Definition des Bedarfs: Legen Sie fest, was die Akte neben dem Arbeitsvertrag beinhalten muss und kann, beispielsweise:

Must-have

• Ergänzungen und Zusatzvereinbarungen zum Arbeitsvertrag
• Bewerbungsunterlagen
• Verträge zu gestellten Unternehmensgütern (Auto, Smartphone, Laptop)
• Beurteilungen/Zeugnisse

Nice-to-have

• Boni und materielle Vergütungen
• Lohn-/Gehaltsabrechnungen
• Zeiten (Arbeit, Urlaub, Krankheit)
• Reiseabrechnungen
• Einsatzplanungen
• Weiterbildungen
• Zertifikate

3. Dokumente ordnen: Klassifizieren Sie auf der Grundlage Ihrer Auswahl die Dokumentenarten (Arbeitsvertrag, Reisekostenabrechnungen etc.), die Sie für Ihre Arbeit benötigen und die die Struktur der Akte bestimmen.

4. Dokumente zusammenfassen: Fassen Sie je nach Umfang und Bedarf mehrere Dokumentenarten innerhalb eines Registers zusammen (Verträge, Abrechnungen, Bescheinigungen etc.)

5. Dokumente aussortieren: Legen Sie eine Negativliste an. Sie beinhaltet alle Dokumente, die vor der Digitalisierung aussortiert werden müssen, etwa:

• verjährte Abmahnungen (dürfen generell nicht enthalten sein)
• veraltete Korrespondenz und Personalfragebögen
• Kopien

6. Papierform: Legen Sie eine Positivliste an. Sie beinhaltet alle Dokumente, die nach der Digitalisierung in einer sogenannten Rumpfakte weiter in Papierform aufbewahrt werden sollen, etwa der unterschriebene Arbeitsvertrag und eventuelle Ergänzungen; Pfändungen und Dokumente mit Urkundencharakter.

7. Ehemalige Mitarbeiter: Überlegen Sie sich, ob Sie die Akten von ausgeschiedenen oder verrenteten Mitarbeitern wirklich digitalisieren wollen. Wenn ja, genügt hier vielleicht eine vereinfachte Aktenstruktur, in der alle verbliebenen Personalunterlagen in einem einzigen digitalen Dokument = einer Akte gespeichert werden.

8. Vorbereitung: Überlegen Sie, ob Sie die Digitalisierung im eigenen Haus oder durch einen Dienstleister durchführen lassen wollen? Entscheiden Sie sich für das Letztere, denken Sie bitte an eine Vereinbarung zur Auftragsdatenverarbeitung (ADV). Erstellen Sie eine Musterakte, damit der Digitalisierungsdienstleister genau weiß, welche Dokumente der Bestandsakten digitalisiert werden müssen.

9. Umsetzung: Digitalisierungsdienstleister nutzen zum Markieren und zur korrekten Indizierung der Dokumente und Register häufig Trennblätter mit Codierung der Dokumentart in Barcodeform. Machen Sie sich dieses Vorgehen auch beim Scannen im eigenen Hause zunutze, um den Scanvorgang zu beschleunigen und das Fehlerpotential zu verringern.

10. Zugriff: Auch während des Einscannens der Akten müssen Sie prinzipiell an ihre Inhalte gelangen. Klären Sie also vorab mit dem Digitalisierungsdienstleister ab, wie die Auskunftsfähigkeit während der Aktenverarbeitung sichergestellt werden kann.